Covid-19 – Actualización desde KaZeta

Esta entrada apareció originalmente en The Keyword y después en G-Suite.

Nuestro trabajo en KaZeta consiste en asesorar a otros para que utilicen internet como una herramienta para hacer negocios, y hoy con el aumento del trabajo  desde casa es escencial que aprendan a usar su tiempo de la forma más eficiente posible. Cuando trabajo desde casa, mis estrategias de productividad son aún más importantes, ya que no sigo la rutina ordinaria de un día en la oficina, como los trayectos al trabajo, la asistencia a reuniones o los encuentros casuales con los compañeros. Al instalar la oficina en casa, tienes que aprender una rutina totalmente nueva. 

Trabajar con compañeros que no están físicamente a tu lado es algo habitual en KaZeta desde hace tiempo (de hecho, en el 90 por ciento de las reuniones de KaZeta participan personas que se encuentran en ciudades distintas). Pero no todos nos adaptamos igual de bien, y en estos momentos hay muchísimas personas en todo el mundo que tienen que amoldarse de repente a condiciones de trabajo totalmente nuevas. Por eso, he decidido compartir algunos de mis consejos sobre productividad, aplicables a cualquier lugar de trabajo, además de algunas particularidades que he ido descubriendo con los años sobre cómo trabajar eficazmente desde casa.

Designa el espacio donde vas a trabajar (y los espacios en los que no)

Es fácil caer en la tentación de poner el ordenador en la mesa de la cocina o de tumbarte en el sofá y trabajar desde ahí. Pero tener una habitación, un espacio, una mesa o una silla donde “vas” cada día a trabajar contribuye a que tu cerebro identifique ese sitio (los olores, las vistas y los sonidos) con la actividad laboral. Pon algunas cosas que tuvieras en la oficina, por ejemplo, fotos de tus amigos o de tu familia; usa una alfombrilla de ratón nueva que te llame especialmente la atención; coloca algo para picar en un estante que tengas a mano. Determinar los lugares donde no vas a trabajar es tan importante como crear tu espacio de trabajo. Quizá sea buena idea no subir nunca el ordenador a la planta de arriba o meterlo en el dormitorio. Así crearás una cierta distancia mental y podrás relajarte aunque el trabajo esté en casa contigo.

Domina Hangouts Meet como un profesional

Probablemente pasarás más tiempo que antes en videollamadas (en nuestro caso, Hangouts Meet). Estos son algunos trucos para usar Meet en casa: reduce la calidad de vídeo cuando experimentes retardos o restricciones de ancho de banda; únete a la videollamada mediante un número interno y escúchala por el teléfono; y añade subtítulos a tus reuniones para que todo el mundo pueda seguirlas. Si necesitas algo de interacción humana (aunque sea virtual), haz una videollamada con tu equipo o tus amigos de la oficina cuando tengáis un hueco; no lo veas como algo formal, sino como un momento para charlar y ver cómo estáis.

Concéntrate en una pestaña 

Si en casa no tienes un monitor grande o tu combinación de pantallas habitual, es aún más importante concentrarse en una sola pestaña de Chrome. Cuando participes en una videollamada desde tu portátil, minimiza el resto de las pestañas y céntrate en la conversación; es lo mismo que harías al guardar el teléfono o cerrar el portátil para concentrarte en una reunión en persona.

Actúa como si estuvieras en la oficina 

Resístete a la tentación de empezar a trabajar en la cama nada más despertarte; tu cerebro “no estará de humor” para ser productivo. Mantén tus rutinas habituales, como desperezarte, vestirte, desayunar y “hacer el trayecto” a tu nuevo espacio de trabajo. Aunque quedarte en pijama puede ser cómodo, no tendrás la sensación de que es un día normal de trabajo y te costará más mantener la productividad.

Juega un poco con tu planificación y tu energía

¿Qué es lo mejor de trabajar en casa? Ahorrarte el trayecto a la oficina. Plantéatelo como una oportunidad para experimentar con horarios alternativos y encontrar tu “momento biológico óptimo”. Si eres de los que prefieren madrugar, prueba a despertarte, trabajar en algo un buen rato y luego tomarte un descanso a media mañana. Si eres un ave nocturna y prefieres irte a la cama un poco más tarde, cambia un poco tu horario para trabajar más a últimas horas de la tarde, en el tiempo que normalmente dedicarías al trayecto de vuelta a casa. La productividad no solo depende de lo que haces; cuándo lo haces puede llegar a ser aún más importante.

Trabajar desde casa no significa estar trabajando constantemente 

Uno de los aspectos más complicados de trabajar desde casa es la necesidad de marcarse límites. Deja el ordenador en tu espacio de trabajo y trabaja solamente cuando estés ahí. Elige una hora a la que acabará tu jornada y establece un horario laboral en Google Calendar para que los demás sepan cuándo estarás disponible. Tómate un respiro mental de vez en cuando, igual que lo harías en la oficina al acudir a una reunión, salir a tomar el aire o llamar a un amigo.

Crea tu lista de tareas diaria el día anterior 

Para mantener un buen ritmo y establecer un horario de trabajo en casa, es importante hacer una lista de las tareas que debes llevar a cabo cada día. Puedes usar la plantilla de planificación diaria que diseñé para crearme un plan por horas de lo que tengo previsto hacer. Si la rellenas la noche antes, te levantarás con la mente centrada en tus tareas del día.

Acaba esa tarea que tienes pendiente desde hace tiempo  

El trabajo en la oficina puede ser bastante frenético y casi nunca hay tiempo para estar a solas o acabar tareas pendientes. Trabajar desde casa te da la oportunidad de ponerte al día con tus tareas pendientes: terminar una lista de gastos, hacer una lluvia de ideas sobre un proyecto a largo plazo o leer un artículo que añadiste a favoritos hace mucho tiempo. Crea una lista permanente en Google Keep, ve añadiendo tareas y repásala cuando tengas un momento para ti. 

Date un respiro (y dáselo también a los demás)

Hay quien vive en un estudio de un dormitorio y se pasa los días allí confinado. Hay quien tiene a su pareja trabajando al lado, o puede que tengan niños o perros (¡o las tres cosas, como en mi caso!). La conexión puede ralentizarse y quizá se oigan ladridos de fondo, pero recuerda que todo el mundo se está esforzando al máximo para trabajar desde casa de la mejor manera posible.