¿Cómo organizar reuniones efectivas?

Definir los temas con tiempo, ser puntuales y elaborar minutas posteriores son algunos de los aspectos que debes considerar si quieres invertir de mejor manera el tiempo de una reunión junto a tu equipo.
Reuniones muy extensas, sin una finalidad clara y que abordan temas que pueden haber sido planteadas en un mail ¿te suena familiar?.

• Según una publicación de Harvard Business Review, las organizaciones invierten en promedio el 15% de las horas totales de trabajo en reuniones. Este dato toma mayor relevancia en las pequeñas empresas y emprendimientos, que dedican aún más tiempo al desarrollo de sus negocios, con muchas tareas y un pequeño equipo.
• La reunión es una instancia clave para que los equipos puedan compartir experiencias, expresar discrepancias, generar propuestas y tomar decisiones. Establecer los objetivos y la estructura serán la clave para que el tiempo dedicado a la junta sea bien aprovechado.

Te damos algunos consejos para preparar una buena reunión:
1.- ANTES DE LA REUNION:

• Prepararla con tiempo
• Definir estratégicamente quiénes van a participar.
• Convocar con anticipación a las personas y confirmar su asistencia.
• Planificar los temas a tratar y compartir con los asistentes.
• Considerar temas sugeridos por los participantes.

2.- DURANTE LA REUNIÓN:

• Comenzar la reunión puntualmente.
• Seguir el desarrollo de la estructura, en base a los temas considerados.
• Evitar que alguno de los participantes acapare la reunión.
• Evitar los temas poco relevantes o sin urgencia.

3.- DESPUÉS DE LA REUNIÓN:

• Enviar una minuta con los temas abordados.
• Considerar los temas que quedaron inconclusos o tareas pendientes en la próxima junta.

Estos tips te permitirán gestionar de mejor manera el tiempo de una reunión. Piensa que la falta de Organización y prioridades son los principales responsables de esas juntas que dejan la sensación de perder el tiempo.